檔案遠程服務利用系統(tǒng)有著即時推送消息的設置,能讓用戶隨時知曉業(yè)務的進程,方便取用數(shù)字檔案。系統(tǒng)推送的消息,會依據(jù)各個業(yè)務當下處于的階段以及狀態(tài)的更迭,即刻給出回應,好讓用戶及時明晰業(yè)務的近況。說到可信驗證,它有防止他人不認賬、杜絕文件被私自改動的作用,能在線甄別電子簽名文件究竟是真還是假、有無實際效用。檔案館負責相關事務的人員,把申辦結果里的電子文件在線蓋好章、簽好字后,發(fā)給用戶前臺,用戶便可利用平臺專設的可信驗證入口,針對已簽字的電子文件展開線上核對,查看是不是由檔案館機構所簽、簽字時間為何時,還有文件有沒有被改動,由此判定電子文件的真實性與合法性。并且,這種驗證形式和上海市“一網(wǎng)通辦”平臺的驗證途徑、結果都是一樣的,能讓用戶安心享用檔案服務。 從管理和技術層面規(guī)范檔案安全,確保檔案實體與信息均得到保障。陜西智慧數(shù)字檔案室
數(shù)字檔案如何確保管理的有效性和高效性?
一、確保管理有效性的措施
1、加強電子文件積累與歸檔:加強對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督與指導,確保各部門產(chǎn)生的有保存價值的電子文件齊全、完整、有效。建立健全電子文件歸檔制度,明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等,確保電子文件按時、按質、按量歸檔。
2、完善數(shù)字檔案存儲體系:利用大容量存儲介質,如硬盤、云存儲等,建立安全可靠的數(shù)字檔案存儲體系。對存儲的數(shù)字檔案進行定期備份,確保數(shù)據(jù)安全。
3、強化數(shù)字檔案業(yè)務管理:建立健全數(shù)字檔案業(yè)務管理制度,包括數(shù)字檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定。加強數(shù)字檔案業(yè)務流程的標準化、規(guī)范化建設,提高工作效率。
4、保障數(shù)字檔案信息安全:采取有效的安全防護措施,如安裝殺毒軟件、設置防火墻、限制訪問權限等,防止數(shù)字檔案被非法訪問、篡改或刪除。定期對數(shù)字檔案進行安全檢查,及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。 湖北機關數(shù)字檔案館紙質檔案數(shù)字化成果驗收應融合計算機自動與人工雙重檢驗方式。
云展管理系統(tǒng)達成了數(shù)字檔案與服務的共享。它作為互聯(lián)網(wǎng)SaaS云產(chǎn)品,用戶一經(jīng)使用,往后都能**享受產(chǎn)品的升級服務。其建設緊密圍繞廣大客戶需求展開,秉持互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展理念,持續(xù)優(yōu)化底層架構、拓展功能,力求為眾多用戶穩(wěn)定輸出高效服務,達成只要一方升級,多方就能同步共享數(shù)字檔案的良好局面。同時,該系統(tǒng)還擁有數(shù)據(jù)共享特性。伴隨用戶群體日益壯大,開放的數(shù)字檔案數(shù)量持續(xù)攀升,產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫慢慢匯聚成巨大的數(shù)據(jù)資源庫。而且,產(chǎn)品自帶大數(shù)據(jù)分析本領,憑借這海量的數(shù)據(jù)池,能夠對非結構化數(shù)據(jù)加以整合剖析,進而為廣大用戶挖掘出各類實用的數(shù)據(jù)信息,助力他們日常工作的開展,讓數(shù)據(jù)價值得到充分釋放。
數(shù)字檔案室的安全體系需要構建其應用系統(tǒng)的三員管理模式,也就是要清晰界定系統(tǒng)管理員、安全管理員以及安全審計員各自擔負的職責,并且切實依據(jù)該制度執(zhí)行到位。與此同時,要依據(jù)三員管理模式,給數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)規(guī)劃、落實完備的用戶權限分配與管控功能,以此確保數(shù)字檔案資源能安全地存儲、管理以及被利用。另外,數(shù)字檔案室的應用系統(tǒng)得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要,還可按需配備防火墻、用戶認證、數(shù)字簽名、移動存儲介質管理軟件、業(yè)務審計軟件等用于安全管理的工具,以此維護系統(tǒng)安全,守護數(shù)字檔案資源。 管理工作的目的在于保障檔案安全,提升數(shù)字化成果質量,并提高工作效率。
數(shù)字檔案室的服務器屬于必備的基礎設備。在配置服務器性能與數(shù)量時,要保證能契合數(shù)字檔案室應用系統(tǒng),還有數(shù)據(jù)庫、中間件、全文檢索、備份等基礎軟件的部署條件,使其能夠安全、順暢地運行,同時還得預留一定冗余,具備可拓展性。就存儲與備份這一方面而言,為達到各門類電子檔案以及傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的存儲、利用、備份需求,數(shù)字檔案室要配備既穩(wěn)定的磁盤陣列,用作數(shù)字檔案資源的在線存儲工具。依據(jù)單位所制定的數(shù)字檔案資源保存策略,來明確近線或離線備份系統(tǒng)的配置情況。其中,近線備份適宜選用磁帶庫或虛擬帶庫,還有與之對應的備份軟件;離線備份則可以挑選光盤、移動硬盤等脫機存儲介質,以及配套的備份、檢測設備。 檔案部門擁有豐富檔案資源,具備得天獨厚的優(yōu)勢條件。天津公司數(shù)字檔案室建設包括哪些
豐富的館藏資源是提升服務能力的基礎,能支持開展多樣服務,增強服務能力。陜西智慧數(shù)字檔案室
檔案遠程服務利用系統(tǒng)實現(xiàn)在線完成電子簽名,全程電子化,告別紙質郵寄模式。辦理人員將辦理結果中的電子文件、數(shù)字檔案上傳完成后可在線完成蓋章簽署,支持自定義印章圖片,可同時對上傳文件的每一頁進行批量蓋章簽署,支持同時加蓋多個印章。簽署完成前系統(tǒng)提供短信驗證機制,驗證操作人的身份,只有被正式授權過的辦理人員才可具備蓋章簽署權限。
完整的業(yè)務流程日志,實現(xiàn)對各環(huán)節(jié)、各用戶工作完美追溯。系統(tǒng)針對每條業(yè)務申請單,從用戶提交申請開始到業(yè)務辦理結束,全程追蹤記錄該業(yè)務各環(huán)節(jié)操作詳情信息,實現(xiàn)管理者對業(yè)務的全程掌控,可稽可查。 陜西智慧數(shù)字檔案室