眾多高校檔案館與事業(yè)單位檔案館,已然成為面向教職工、學生等群體申辦檔案業(yè)務的關鍵窗口,每年都要給大批畢業(yè)生、教職工以及用人單位等個人或機構,提供數(shù)字檔案相關的業(yè)務申辦服務。處于當下信息化迅猛發(fā)展的階段,傳統(tǒng)依靠人工的業(yè)務申辦模式,問題不斷涌現(xiàn)。對業(yè)務申請人來講,申辦一項業(yè)務常常得多次往返于檔案館,線下溝通耗費的精力與成本頗高。站在檔案館業(yè)務申辦人員的角度,日常業(yè)務數(shù)量龐大,隨之產(chǎn)生的業(yè)務記錄錯綜復雜,采用傳統(tǒng)的手工電話溝通、人工登記模式,辦事效率極其低下,況且業(yè)務數(shù)據(jù)以及數(shù)字檔案在管理與統(tǒng)計上也困難重重。所以,構建一個能夠?qū)崿F(xiàn)遠程線上業(yè)務申請、審批與申辦的一站式檔案遠程服務利用平臺,對于檔案館而言,意義重大,勢在必行,這既能方便申請人,又能提升檔案館的工作成效。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作推進中,對標準化管理的需求因?qū)嶋H工作需要而愈發(fā)迫切。湖北公司數(shù)字檔案館建設方案
數(shù)字檔案室聲像類電子文件的采集,應支持電子文件形成部門或檔案部門上傳或掛接照片、錄音、錄像等聲像類電子文件,自動提取形成時間和背景、結(jié)構元數(shù)據(jù),建立電子文件與元數(shù)據(jù)之間的關聯(lián)。各種科技和專業(yè)類電子文件的接收、采集功能,基本參照文書類電子文件。有其他專門規(guī)定的,從其規(guī)定。數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)應支持電子文件的分類、編目、命名和存儲,完成電子文件的歸檔保存,輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的分類、編目的工作數(shù)字檔案管理系統(tǒng)詳細規(guī)劃了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的組織與管理,并提出具體要求。
電子書資料
“電子書資料”模塊用于對外展示單位的電子書,包含:年鑒、志書、檔案展報、期刊雜志等任何形式的出版物。電子書顯示完全復制實體紙質(zhì)書排版以及格式,手動觸摸手機屏或者終端大屏即可實現(xiàn)翻頁效果,增強了用戶閱讀體驗。
圖文資料
“圖文資料”模塊用于展示單位的圖片信息。包含:歷史圖片、畫冊、海報、宣傳頁等圖片信息,展示圖片的同時還支持為圖片配上對應的文字說明,便于閱覽者瀏覽和理解。
音視頻資料
“音視頻資料”用于對外展示單位的多媒體音視頻等信息。系統(tǒng)內(nèi)嵌音視頻播放插件,可直接在手機端或終端設備上在線播放,可靈活控制播放音量、顯示大小、暫停快進等操作。
專題
“專題”模塊用于展示單位的專題信息。由圖片,電子書、音視頻等單一材料經(jīng)過后臺編研形成專題發(fā)布至前臺,專題材料在瀏覽時系統(tǒng)默認資料時間從前到后瀏覽,以時間軸的方式顯示在展示端形象生動,有利于閱讀者理解專題信息追溯整個專題歷史。
搜索
“搜索”模塊主要方便閱讀者通過手機端或者終端設備快速檢索需要查看的信息,檢索范圍包含管理庫全庫資料信息。搜索結(jié)果出來后會自動按照類型分類方便檢索查看。
自定義數(shù)據(jù)統(tǒng)計
除系統(tǒng)內(nèi)置詳細統(tǒng)計模式,系統(tǒng)支持用戶自定義配置其它維度的統(tǒng)計數(shù)據(jù),可自定義配置縱坐標字段、橫坐標字段,生成新的配置規(guī)則,滿足不同的業(yè)務統(tǒng)計需求。
一鍵生成檔案專題
專題編研模塊用于對聲像檔案的專題制作,支持將某一主題的檔案材料進行集中整理匯編,并按照設定的規(guī)則進行專題生成,用于專題利用。檔案編研人員通過關鍵字對聲像庫進行模糊檢索,在檢索結(jié)果中選擇目標檔案批量生成專題,在制作專題的同時也可臨時新增圖片、文字素材。將制作完成的專題保存在專題庫中用于后續(xù)利用。
檔案借閱,在線審批、歸還
檔案借閱模塊主要用于對無瀏覽、下載檔案權限的用戶提供借閱申請入口,對檔案管理人員提供申請審批,權限開放入口,實現(xiàn)檔案在線借閱申請以及業(yè)務辦理等服務。借閱上報:為借閱人提供借閱入口,可在線提交借閱單、打印借閱單實現(xiàn)檔案線上借閱辦理;借閱審批:檔案館審批人對借閱人提交的申請進行審批,可實時同步審批結(jié)果、反饋未通過原因,并記錄審批日志。對于審批通過的申請系統(tǒng)自動對借閱人開放查閱權限。 根據(jù)檔案入庫規(guī)定處理并清點紙質(zhì)檔案,同時完成檔案入庫的相關手續(xù)。
數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡基礎設施,是單位整個網(wǎng)絡體系中的一部分,需要統(tǒng)一地去規(guī)劃、設計并進行建設。通常而言,會把數(shù)字檔案室的網(wǎng)絡管理中心安排在單位的中心機房。單位的中心機房得有防雷、防靜電、防磁、防火、防水、防盜、穩(wěn)壓、恒溫、恒濕這些基礎條件,畢竟中心機房以及網(wǎng)絡綜合布線該怎么安排,得充分依據(jù)各類電子文件采集、歸檔,還有數(shù)字檔案資源的安全管理、移交等實際工作需求來定。同時,要給數(shù)字檔案室配置數(shù)量合適的內(nèi)部局域網(wǎng)、外網(wǎng)以及內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡信息點,確保網(wǎng)絡性能可以滿足圖像、音頻、視頻等多種數(shù)據(jù)的傳輸、利用需要,以便數(shù)字檔案室的日常工作能夠順利推進。 隨著信息技術的發(fā)展,數(shù)字化轉(zhuǎn)型已成為發(fā)展趨勢。數(shù)字檔案作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要工具,符合發(fā)展的需要。江西事業(yè)單位數(shù)字檔案室建設包括哪些
數(shù)字圖像驗收需確認參數(shù)、命名準確,圖像完整、排序無誤,且質(zhì)量達標。湖北公司數(shù)字檔案館建設方案
檔案遠程服務利用系統(tǒng)有著即時推送消息的設置,能讓用戶隨時知曉業(yè)務的進程,方便取用數(shù)字檔案。系統(tǒng)推送的消息,會依據(jù)各個業(yè)務當下處于的階段以及狀態(tài)的更迭,即刻給出回應,好讓用戶及時明晰業(yè)務的近況。說到可信驗證,它有防止他人不認賬、杜絕文件被私自改動的作用,能在線甄別電子簽名文件究竟是真還是假、有無實際效用。檔案館負責相關事務的人員,把申辦結(jié)果里的電子文件在線蓋好章、簽好字后,發(fā)給用戶前臺,用戶便可利用平臺專設的可信驗證入口,針對已簽字的電子文件展開線上核對,查看是不是由檔案館機構所簽、簽字時間為何時,還有文件有沒有被改動,由此判定電子文件的真實性與合法性。并且,這種驗證形式和上海市“一網(wǎng)通辦”平臺的驗證途徑、結(jié)果都是一樣的,能讓用戶安心享用檔案服務。 湖北公司數(shù)字檔案館建設方案