提高經濟效益，過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的手段，致使管理成本大幅上漲。而檔案數字化、數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。增強檔案原件保護，將紙制檔案轉變為數字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對歷史久遠的檔案材料，檔案數字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。掃描設備的選擇應特別注意對檔案實體的保護，盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設備進行數字化。江西行政檔案數字化加工軟件

電子文件管理系統主要包含檔案數字化后，電子檔案的移交、電子檔案接收、電子檔案管理、電子檔案安全等模塊。其中移交過程包括電子文件的采集、整理和封裝；接收過程包括電子文件的檢查、處理與入庫；整理過程包括電子文件的維護、鑒定與統計；安全模塊包括權限及訪問控制等；該系統保障電子檔案在移交接收階段的可靠性，實現立檔單位同檔案館系統間的無縫連接，確保電子文件在生命周期中的真實、有效、可用。適用于高校檔案館、企事業單位檔案館等。江西行政檔案數字化加工軟件紙質檔案數字化的基本環節主要包括：數字化前處理、目錄數據庫建立等。

檔案管理系統具有以下特色，以檔案局發布的《歸檔文件整理規則》作為標準設計，專業性強，操作方便易上手。檔案數字化后的電子文件根據歸檔整理規則成功應用于企事業、機關單位、學校等各個行業。主要包括檔案管理、查詢管理、用戶管理、系統維護、操作幫助等模塊，涵蓋了資料登記、立卷歸檔、檢索借閱、檔案移交等各項日常工作，并使檔案數字化處理流程規范化，大幅提高了工作效率；支持保存各種格式的電子文件，如word、excel、掃描文件等，同時也支持瀏覽器在線預覽。

為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數字檔案資源利用，應結合檔案數字化、數字檔案室應用系統開發或運行需要，為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件，包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等軟件。應選用主流數據庫管理系統，如關系型數據庫，其性能應能支持本單位今后較長一個時期數字檔案資源管理的需要。安全保障體系應結合實際，參照信息系統安全等級保護有關要求，從多層面為數字檔案室應用系統建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統必須按照國家有關涉密信息系統分級保護的規定執行。破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質檔案，應先由專業技術人員進行技術修復。

檔案數字化前處理要求按要求區分同一案卷中的掃描件和非掃描件，并建立掃描件與非掃描件區分標識，同時在《紙質檔案前處理工作流程單》上注明需掃描文件的起止頁碼、紙張大小和數量等，為提高掃描效率做好基礎工作；為提高數字化產品質量，檔案數字化時允許拆卷，但拆卷時必須在保護檔案不受損害的前提下拆除裝訂物（檔案內的成冊文獻書籍資料不拆卷）；按照檔案局《檔案修裱技術規范》等修裱技術要求，根據檔案破損情況的不同，制定檔案修裱方案，采用專業修補、托裱技術，對檔案進行搶救行復原。數字化對象的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率等因素。湖南行政檔案數字化

紙質檔案數字化工作方案應經審批后嚴格執行。江西行政檔案數字化加工軟件

對于檔案管理系統，數字檔案室，智慧檔案館，檔案數字化服務的發展趨勢，并非完全是市場的正常反應，因為市場有著階段性和特殊性。檔案管理系統，數字檔案室，智慧檔案館，檔案數字化服務作為重要的新興產業，仍然在“被看好”階段，發展前景依然廣闊。在銷售產業中，相關制造業是支撐，服務是重點，通過產業融合的全產業鏈活動才能發展滿足社會人均需求。”《藍皮書》對銷售產業給出了如此界定。服務型的發展趨勢總會有著十分多元的“平行空間”或是“小趨勢”，但在這些小趨勢下，大趨勢的本質也越發的明了。數據分析的工具終將要為業務工作者的分析思維服務。他們以更專注的狀態關注到服務型本身的價值，對于這種確認被歸納為“不應喧賓奪主”因為服務型的使用效果永遠取決于使用者的思維。這一點從任何時間來看都不會被改變。江西行政檔案數字化加工軟件

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