數字檔案室的用戶與權限管理應能配置三員管理用戶組，支持靈活的用戶組、用戶注冊、賦權、編輯、刪除、遷移等操作；應具備完善的功能權限與數據權限，能夠靈活賦權或關閉權限，并具有可擴展性；應支持用戶口令管理，包括口令強度、找回口令、口令重置、關閉口令等功能。數據維護應具備基本的數據維護功能，應支持多種通用格式的元數據或目錄數據的導入、導出，數據庫管理系統數據文件的自動備份與恢復，以及數字檔案資源的刪除與回收等。很多單位采取了外包方式開展紙質檔案數字化工作，其安全問題不容忽視。廣東數字檔案館

數字檔案室的檔案利用應支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數據或原文，如有必要，應能限制用戶對電子檔案或傳統載體數字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應能對數字檔案資源的下載進行審批、添加數字水印和授權閱讀時間等，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。檔案編研應支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數字檔案內容信息、審核編研文稿、發布或下載編研成果等。浙江數字檔案館建設公司排名綜合檔案館能否存在并得以持續發展取決于是否有所產出，從而獲得足夠的資源支持。

數字檔案室的數字檔案資源應包含文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等，若條件成熟，公務電子郵件、網頁等門類的電子檔案也應作為數字檔案資源建設內容。數字檔案資源建設的基本要求是齊全完整、標準規范。齊全完整性要求包括歸檔保存的數字檔案資源門類應齊全、完整，各門類電子檔案或數字副本應齊全、完整，能夠系統反映本單位履行主要職責的過程；關于同一事由的往來文件以及文件的組件應齊全、完整，文件之間的有機聯系得以保存；各門類電子檔案內容信息處于原始狀態，基本元數據齊全、完整。

檔案遠程服務利用系統及時的消息提醒機制，讓用戶實時掌握業務動態，利用數字檔案。系統提供消息提醒，能根據各業務當前辦理進度和狀態變化及時提供消息反饋，便于用戶及時掌握業務辦理進度。可信驗證，防抵賴、防篡改，在線驗證電子簽名文件的真實性和有效性。檔案館業務辦理人員對辦理結果中的電子文件，在線蓋章簽署后反饋給用戶前臺，用戶可通過平臺可信驗證入口對簽署過的電子文件進行在線驗證，驗證其是否由檔案館機構簽名、簽署時間以及是否被篡改等，從而判斷電子文件的真實性和有效性。該驗證方式與上海市“一網通辦”平臺驗證方式和結果均保持同步。相對于傳統的資源建設而言，數字檔案資源建設是檔案館在數字時代面臨的全新課題。

電子文件歸檔系統經過幾十年的檔案行業業務積累，在檔案**和業務團隊下開發而成，并根據用戶實際需求，不斷二次開發、升級打磨。不僅符合國家相關建設標準，同時也貼切用戶數字檔案管理工作需要。電子文件歸檔系統也具備良好的擴展性以及集成特點。首先，系統具備良好的拓展性，能夠根據不同用戶的要求進行二次開發，實現功能延伸和拓展，同時系統可創建多個數據通道，提供標準接口，支持與多種應用系統：如OA辦公系統實現數據對接和集成。隨著紙質檔案數字化工作的推進，實際工作中對紙質檔案數字化工作標準化管理需求愈加急迫。智慧數字檔案管理軟件

針對國家綜合檔案館開展數字檔案資源建設已具備的有利條件、障礙與路徑進行具體分析。廣東數字檔案館

電子文件歸檔具有四性檢測功能。可對各類業務系統對接過來的數據進行自動檢測，包含完整性、準確性、可用性、安全性四個方面，篩選出不合規范的數字檔案數據，防止不滿足歸檔要求的數據進入檔案系統歸檔。四性檢測包括：準確性檢測，檢測元數據枚舉值、數據格式以及案卷數與實際卷內數量是否一致；完整性檢測，檢測元數據必填項、電子文件是否缺失；可用性檢測，檢測電子文件是否能被正常打開以及預覽。安全性檢測，檢測系統是否存在惡意代碼以及是否被非法訪問。廣東數字檔案館

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